3 dicas para evitar retrabalho

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Fonte: Check List Fácil
 
Assim como na vida pessoal, manter a organização é fator chave para a gestão de tarefas diárias de uma empresa. É comum no dia a dia os colaboradores ficarem responsáveis por mais de uma tarefa ao mesmo tempo, esta sobrecarga de atividades costuma ocorrer pela falta de atenção e de planejamento, mas, sobretudo, pela inexistência da gestão de tempo, que leva muitos processos a serem repetidos sem necessidade.
 

Erros e esquecimentos podem ser facilmente solucionados com a implementação de algumas medidas simples na rotina da empresa. Tais ações não servem apenas para aumentar a produtividade e otimizar o tempo, mas para evitar gastos desnecessários com recursos humanos e financeiros em procedimentos equivocados. Confira algumas dicas que podem ajudar na gestão das tarefas da sua empresa e evitar o retrabalho.
 

Automatize processos manuais

 

A rotina de muitas empresas envolve uma série de processos que são desempenhados por vários colaboradores. A possibilidade de erros ou esquecimentos se torna ainda maior quando as informações são geridas de forma manual, sem a utilização de recursos tecnológicos, que possibilitam maior mobilidade e segurança para a execução das funções.
 

Muitas empresas ainda mantêm uma rotina de trabalho centralizada na execução manual, o que causa retrabalho de muitos procedimentos, cada vez que algo é feito de forma errada ou mesmo alguma etapa é esquecida. Automatizar as tarefas e otimizar o tempo de execução com ferramentas tecnológicas vem sendo a solução encontrada por muitas empresas. A digitalização de procedimentos cotidianos melhora a gestão interna e evita retrabalhos.
 

Além disso, a automatização de processos reduz custos, já que não demanda tantos recursos humanos para executá-los e as etapas ficam mais padronizadas, facilitando a produção e a redução ou eliminação de erros, melhorando a gestão de tempo dos colaboradores.
 

Estabeleça um planejamento

 

Planejar é a alma do negócio. Sim, empreendedores que planejam suas etapas de produção diminuem o tempo de execução e evitam possíveis erros e falhas, que são convertidos em retrabalhos. É preciso fazer o trabalho bem-feito para entregá-lo sem erros já na primeira vez.
 

Em muitos casos, o retrabalho ou lentidão na entrega de certas tarefas ocorre pela falta de direcionamento. Muito além da utilização de ferramentas e treinamentos, o estabelecimento de um plano de ação é essencial para evitar erros, mostrando o que precisa ser feito, como, quando e dentro de qual prazo.
 

Cada etapa executada precisa ser pensada antecipadamente, caso outras pessoas estejam envolvidas na sua execução. Por isso, é fundamental manter uma comunicação eficiente para que cada membro realize uma tarefa e ao final a soma alcance os resultados esperados (quando não há integração, duas ou mais atividades são realizadas simultaneamente, o que indica perda de tempo que poderia ser investido em outras funções).
 

O planejamento possibilita que problemas, erros e falhas possam ser percebidos previamente. Com isso, medidas preventivas ou mesmo corretivas podem aplicadas, reduzindo ou mesmo eliminando as chances de repetição.
 

Crie um checklist

 

Muitas empresas possuem uma rotina bastante atribulada, onde existem tarefas que merecem maior urgência de execução e outras que podem ser deixadas para um próximo momento. E é por isso, que todo o fluxo de trabalho precisa ser estabelecido, para que cada etapa possa ser realizada dentro do prazo e os resultados possam ser alcançados.
 

Naquela pressão do dia a dia, muitos colaboradores passam a desempenhar atividades rapidamente, o que acaba não trazendo os melhores e mais satisfatórios resultados. Manter um checklist (listas de verificação) é a melhor opção na gestão do tempo e na eliminação de retrabalhos. Além disso, as tarefas podem ser controladas de acordo com a prioridade, possibilitando ao colaborador recorrer em casos de esquecimento ou algo que tenha que verificar novamente.

 

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